Viste le tante domande sul tema Whistleblowing, rispondiamo ai dubbi più diffusi.
Con il D.lgs. 24/2023 l’Italia ha recepito la direttiva dell’Unione Europea cosiddetta “Whistleblowing”, letteralmente “soffiare nel fischietto”, espressione metaforica che si concretizza nel denunciare fatti che possono pregiudicare il buon funzionamento delle organizzazioni economiche che ne sono protagoniste, in un’accezione allargata fino a coinvolgere non solo l’azienda ma anche tutti i suoi stakeholder.
Ritenendo il legislatore che la salvaguardia del buon funzionamento delle organizzazioni economiche rappresenti un elemento degno di tutela da parte dell’ordinamento giuridico, la normativa si concentra sulla protezione del protagonista delle segnalazioni, cioè il segnalante (quello che soffia nel fischietto), che deve essere messo nelle condizioni di fare la propria segnalazione in maniera agevole e senza timore di subire ritorsioni.
SOLUZIONI, nell’ambito dei suoi servizi di Compliance, che si affiancano a quelli di Governance e Risk Management, è in grado di supportare le aziende nell’adempimento alla normativa “Whistleblowing” e ha organizzato negli scorsi mesi una campagna informativa in tal senso. Tutto il materiale prodotto a supporto è visionabile e scaricabile gratuitamente nell’area riservata del sito, previa registrazione.
Dal confronto che SOLUZIONI ha avuto con le aziende, sia direttamente e/o tramite webinar che per mezzo di Confindustria Emilia Area Centro, è emersa una generale buona comprensione della tematica, ma alcune domande si sono ripetute con maggiore frequenza.
Abbiamo quindi deciso di raggrupparle e fornirvi la relativa risposta con la collaborazione dei nostri consulenti.
Cosa succede dopo il 17 dicembre?
Come è noto, il 17/12/2023 è la data ultima per adempiere alla normativa per le aziende obbligate, senza possibilità di proroga. Il mancato adempimento espone a sanzioni, dai 10 ai 50mila euro, eventualmente irrogate dall’ANAC. Ma espone anche al rischio di danno reputazionale, perché, in assenza di un canale di segnalazione organizzato dall’azienda, il segnalante può utilizzare il canale esterno, gestito proprio da ANAC, determinando la diffusione del fatto oggetto di segnalazione, senza che l’azienda possa gestire il caso e proporre la propria interpretazione e soluzione.
Adempiere significa adottare preferibilmente una piattaforma digitale (unico strumento che consente di garantire efficientemente la riservatezza dell’identità del segnalante) e un modello organizzativo, che definisca come si gestiscono in azienda le segnalazioni, chi lo fa e che sanzioni interne sono previste a carico dei responsabili che violano le regole prestabilite.
Se non fosse possibile adempiere completamente entro il 17/12/2023, si consiglia di installare quantomeno la piattaforma per aprire fin da subito il canale di segnalazione a favore dei potenziali segnalanti e rimandare alle settimane immediatamente successive l’adozione del necessario modello organizzativo interno.
Come si tratta una segnalazione anonima?
La segnalazione anonima costituisce la casistica migliore per garantire la riservatezza, perché il soggetto gestore non è nemmeno a conoscenza dell’identità del segnalante quindi non può sicuramente divulgarlo.
Tuttavia, la segnalazione anonima presenta dei problemi di gestione, perché non è possibile verificare se il segnalante ha titolo per fare la segnalazione, cioè se rientra fra quei soggetti che possono fare una segnalazione (requisito soggettivo). Se rimane anonimo quindi, il segnalante non può godere delle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 e la sua segnalazione decade nel novero delle segnalazioni ordinarie.
Il consiglio è comunque quello di gestire la segnalazione come se fosse nominativa e tutelare il segnalante, perché se, in qualsiasi momento futuro il segnalante dovesse diventare noto, bisogna essere nelle condizioni di garantire le tutele previste. Anzi, si consiglia di fare presente al segnalante anonimo la condizione in cui ci si trova affinché egli possa prendere consapevolezza dei limiti di una segnalazione anonima.
Anche la mancanza del requisito oggettivo (segnalazione che non rientra nel novero delle materie segnalabili) è bene comunicarla al segnalante, affinché questi non si senta tradito dal sistema di segnalazione.
Come gestire il coinvolgimento del segnalato nell’istruttoria?
Se si volesse “interrogare” il segnalato, bisogna fare molta attenzione per non inficiare la validità di successivi eventuali provvedimenti disciplinari nei suoi confronti. Prima di consultarlo è bene fare la contestazione disciplinare ufficiale per evitare che poi venga contestato un difetto di forma (lavoratore interrogato senza assistenza legale). In maniera più estesa, immaginiamo che pervenga una segnalazione, in cui il segnalante denuncia la condotta sanzionabile di un dipendente dell’azienda. Una reazione troppo repentina, che non tenga conto del fatto che il segnalato è in primis un lavoratore, potrebbe portare a chiedere immediatamente al segnalato la sua versione dei fatti, assumendo la relativa risposta. È chiaro che se poi la segnalazione dovesse portare ad una contestazione disciplinare nei confronti del segnalato dipendente dell’azienda, l’avergli posto domande prima della notifica della contestazione disciplinare nei suoi confronti offre un facile appiglio di difesa, ossia la presenza di un vizio procedurale: il non avergli dato la possibilità di attivare il suo avvocato e tutte le procedure di tutela previste dalla legge a favore del lavoratore in caso di contestazione disciplinare.
Come devono essere gestite le segnalazioni in un’azienda con meno di 50 dipendenti che ha adottato un modello ai sensi del D.Lgs. 231/01?
Il D.Lgs 24/2023 prevede l’obbligo di adeguamento normativo per tutte le aziende con oltre 50 dipendenti e, indipendentemente dal numero di collaboratori, a tutte le aziende che abbiano in precedenza adottato il modello organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/01 (responsabilità delle persone giuridiche per i delitti commessi “per loro conto” dai loro organi sociali o dai loro rappresentanti).
L’applicazione combinata dei due decreti genera però il seguente risultato:
Come integrare l’accesso alla piattaforma Whistleblowing sul proprio sito web?
L’accesso alla piattaforma per le segnalazioni deve essere semplificato il più possibile, ma soprattutto ben documentato. Il primo passo è quello di realizzare una pagina all’interno del proprio sito aziendale istituzionale dedicato al tema delle segnalazioni. All’interno di questa pagina, che sarebbe opportuno fosse raggiungibile da qualunque parte del sito il visitatore si trovi, ci dovranno essere alcuni elementi che, anche se non sono obbligatori, sono sicuramente suggeriti.
Gli elementi sono:
Oltre alla predisposizione tecnica dell’accesso alla piattaforma, sarà compito dell’azienda provvedere all’informazione dei dipendenti e degli stakeholder dell’esistenza e della funzionalità di questo strumento.
Qui sta il punto cruciale della comunicazione perché fino ad oggi l’adempimento legato al Whistleblowing, sia per le aziende che per dipendenti/fornitori, era visto come uno strumento CONTRO l’azienda, mentre invece è uno strumento A FAVORE dell’azienda. Si tratta, infatti, di una opportunità per l’azienda di poter conoscere in anticipo situazioni che potrebbero provocare crisi e rischi aziendali, prima che questi diventino pubblici o arrivino a canali ufficiali di ordine superiore. Gli organi direzionali e di controllo dell’azienda possono quindi beneficiare di un canale di informazione trasversale che può evitare rischi di sanzioni o pene severe da parte del legislatore o degli enti di controllo preposti.
Per garantire la possibilità di effettuare una segnalazione in forma orale è sufficiente prevedere la possibilità di chiedere un incontro diretto? Oppure è necessario comunque predisporre una linea telefonica dedicata ovvero implementare la piattaforma digitale con funzione atta a consentire di lasciare un messaggio?
Per quanto attiene agli strumenti concreti attraverso cui attivare il canale di segnalazione interno, l’articolo 4 del D.Lgs. 24/2023 prevede che le segnalazioni possono essere effettuate secondo diverse modalità:
Al riguardo, anche alla luce delle linee guida ANAC, si chiarisce che la scelta della modalità attraverso la quale effettuare la segnalazione, tra quella scritta od orale, riguarda il segnalante. Per l’impresa, invece, è obbligatorio predisporre sia il canale scritto – analogico e/o informatico – che quello orale, dovendo mettere entrambi a disposizione del segnalante.
L’alternatività riguarda, quindi, solo la forma scritta: l’impresa potrà decidere se utilizzare lo strumento della piattaforma on-line oppure optare per la posta cartacea.
Con particolare riferimento allo strumento informatico, le direttive ANAC, in linea con il parere reso dal Garante per la protezione dei dati personali, escludono espressamente che la posta elettronica ordinaria e la PEC siano strumenti adeguati a garantire la riservatezza. Pertanto, l’unico strumento informatico adeguato è da individuarsi nella piattaforma on-line.
Con riferimento, invece, alla modalità scritta analogica, l’ANAC suggerisce, ad esempio, di prevedere che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”.
La scelta tra piattaforma on-line e modalità analogica/cartacea è una valutazione rimessa alla singola impresa, in funzione di diverse considerazioni riconducibili al contesto, alla dimensione aziendale, alla funzionalità rispetto allo scopo e al livello di sicurezza e riservatezza garantito dalle soluzioni adottate.
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